09.01.2018

Zettelwirtschaft war gestern

Mit elektronischen Erfassungssystemen den Überblick behalten

Mit SoF.HiE Mobil Mini präsentierte die Firma Agroprojekt in Karlsruhe einen handlichen Barcodescanner im Mini-Format für die Zeiterfassung über Betriebsausweis und Mengenerfassung über individuelle Etiketten. Mit dem System wird eine Doppelerfassung verhindert
Foto: Brammert-Schröder

 

Spätestens seit Einführung des Mindestlohns ist die Aufzeichnung der Arbeitszeiten für die Gemüseerzeuger Pflicht. Elektronische Systeme erleichtern die Zeiterfassung, die Dokumentation, die Erntemengenerfassung und die Verwaltung der Mitarbeiter und bieten zudem noch die Möglichkeit, die Daten betriebswirtschaftlich auszuwerten. Wir haben uns auf der expoSE in Karlsruhe verschiedene Systeme angesehen.

Zettelwirtschaft war gestern – das versprechen die Anbieter von Erfassungssystemen für Arbeitszeiten und Erntemengen auf jeden Fall. In der Regel arbeiten sie mit Barcodes oder RFID, die mit mobilen Geräten oder Smartphones gescannt werden. Die Geräte sollten so robust sein, dass sie auch einen Regenschauer überstehen. Relativ neu sind Lösungen, mit denen sich die Verkaufsstände hinsichtlich verkaufter Mengen, Touren und Personaleinsatz verwalten und planen lassen.

Aus der Praxis seines Spargel- und Beerenobstbetriebes hat Kristian Wichmann mit seiner Firma Wiberry eigene Software-Lösungen für die Warenwirtschaft, Zeit- und Ernteerfassung, Erntehelferverwaltung und Ständeorganisation entwickelt. „Uns haben die Systeme, die es damals auf dem Markt gab, nicht gefallen“, erklärt er den Ansatz, selbst zum Entwickler zu werden. Inzwischen beschäftigen sich sechs Softwareentwickler bei Wiberry damit, praxistaugliche Lösungen für Spargel- und Beerenobsterzeuger zu schaffen, die genau den Bedürfnissen der Erzeuger entsprechen. „Die Rückkopplung mit der Praxis ist immer gegeben, wir testen alles im eigenen Betrieb“, sagte Wichmann in Karlsruhe. Die Zeit- und Mengenerfassung löst Wiberry mobil per Smartphone und eine App, über die Arbeitszeiten, Mengen und Tätigkeiten erfasst werden können. „Die App ist mehrsprachig. Wenn sich die Erntehelfer per Chip anmelden, werden sie in ihrer Sprache begrüßt“, so Wichmann. Es gibt auch eine stationäre Lösung für Tablets oder feststehende Rechner. Die erfassten Erntedaten werden in beiden Fällen in Echtzeit an das Personalverwaltungsprogramm Wioffice übertragen, wo sie eingesehen, ausgewertet und weiterverarbeitet werden können, etwa in der Lohnabrechnung. Wiberry bietet auch eine Softwarelösung für die Abwicklung und Organisation aller Geschäftsvorgänge mit gewerblichen Kunden. Für die Ständevermarktung hat Wichmann ebenfalls ein Programm entwickelt, das Warenverteilung, Tourenplanung und Lieferscheinerstellung vereinfacht. Auf der expoSE in Karlsruhe stellte Wichmann das neu entwickelte Tablet-Kassensystem Wicash vor. „Die Daten der Kasse werden live ins Büro übertragen. Ich sehe immer, wieviel Ware noch am Stand ist. Auch Vorbestellungen können direkt eingegeben werden, so dass wir sie auf dem Hof bearbeiten können.“ Auch individuelle Lösungen für Kunden sind nach Aussage Wichmanns möglich.

Smartphones und Apps erleichtern die Erfassung

Die FarmData GmbH stellte in Karlsruhe ihre bewährte Soft- und Hardware für die Ernte von Obst und Gemüse vor. Mit der Software Mosys kann der Erzeuger laut Hersteller die gesamte Ernteorganisation erledigen, es ist ein komplettes Verwaltungssystem, das die Bereiche Erntevorbereitung, Personalplanung und Ernteerfassung, Personalabrechnung, Statistik und Verkauf bis zum Ausfüllen von Formularen abdeckt. Die Mitarbeiter werden über Ausweise mit Barcodes erfasst, die Kisten ebenso. Jedes Feld lässt sich einer Kostenstelle zuordnen. Es gibt stationäre und mobile Lösungen zur Erfassung der Erntemengen und Arbeitszeiten. Mit der FarmData Handy App eData lassen sich die Daten mobil erfassen. Mit dieser App, die auf allen Android-Smartphones oder Tablets läuft, können die Saisonarbeitskräfte die Daten direkt vom Feld in nahezu Echtzeit übertragen. Die App ist mit verschiedenen Funktionen ausgestattet, die auf die Bedingungen und Anforderungen des jeweiligen Betriebes zugeschnitten werden, zum Beispiel Stückmengen-Erfassung, Anwesenheit der Erntehelfer oder Bestellungen und Tagesumsätze der Verkaufsstände. Der Betriebsleiter hat nach Unternehmensangaben durch die ständige Übertragung ständige Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden, den Lohn und über Arbeitstage sowie über Standöffnungszeiten.

Datenübertragung in die Cloud

Mobilzeit bietet zusammen mit der Deutschen Telekom ein System zur stationären und zur mobilen Arbeitszeiterfassung auf Hof und Feld an. Die Mitarbeiter melden sich mit RFID-Chip oder Barcode-Karte am mobilen Zeiterfassungsgerät an, Arbeits- und Pausenzeiten werden aufgezeichnet. Das Gerät hat die Größe eines Mobiltelefons und verfügt über ein 1,9 Zoll großes Display und eine robuste Folientastatur. Mit dem Gerät lassen sich auch mit Barcodes versehene Kisten erfassen und darüber die Erntemengen den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen. Auch eine Waage kann via Bluetooth zwischengeschaltet werden. Alle Daten sind durch das integrierte GSM-Modem zeitnah verfügbar. Das System macht transparent, wer wie lange auf welchem Feld ist, welchen Ertrag das Feld gebracht hat und welche Mengen geerntet wurden. Zudem ist ein Vergleich von Stunden- und Akkordlohn möglich. Die mobile Zeiterfassung kann mit Ortungssystemen gekoppelt werden, um eine optimale Navigation von Auslieferungsfahrzeugen und Belieferung von Verkaufsständen zu gewährleisten. Auf der expoSE hatte Kurt Fisker von Mobilzeit auch eine Neuentwicklung dabei, die Z.Box multi. Das Zeiterfassungssystem ist in einem stabilen handlichen Koffer untergebracht und verfügt über eine GPS-Ortung. „Es ist sehr robust und kann auch Regen und Matsch vertragen. Die Akkulaufzeit beträgt zwei Tage“, erklärte Fisker. Mit dem mobilen System können nicht nur die Arbeitszeiten erfasst, sondern auch die Standortdaten übertragen werden. Die Daten werden in die DSI vCloud der Telekom übertragen, die als sehr sicher gilt.

Auch Agroproject stellte in Karlsruhe aus und hat dort die nächste Softwaregeneration für die Programme Fruchtdat, P.A.u.L. und SoF.HiE vorgestellt. Zentraler Schwerpunkt ist der Terminkalender (Farmplaner) als Informationssystem. Dort sind alle Arbeiten und Aufgaben übersichtlich dokumentiert, sowohl wiederholende Buchungen als auch Aufgaben in der Zukunft werden informativ und intuitiv dargestellt. Beginnend mit Fruchtdat wird der neue Farmplaner für die Saison 2018 dann auch in P.A.u.L und SoF.HiE umgesetzt. Während Fruchtdat ein Abrechnungsprogramm für den Handel mit Obst und Gemüse ist, erfasst P.A.u.L. die Arbeiten auf dem Feld. Mit SoF.HiE lassen alle amtlich geforderten Daten für den Einsatz von Arbeitskräften erfassen und verwalten: Arbeitsverträge, Versicherungen, Lohnabrechnungen, entweder nach Zeit und/oder Leistung, und Auswertungen vornehmen. Die Software ist modular aufgebaut und lässt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Mit der mobilen Version von SoF.HiE können Arbeitszeiten und Erntemengen in der Halle oder auf dem Feld erfasst werden. Die Mitarbeiter erhalten mit dem Betriebsausweis eine Zugehörigkeitskennung, die Grundlage für die Erfassung ist. Mit dem mobilen Gerät werden die Kennungen gescannt, die Bedienung des Touchscreens ist einfach. Die Tätigkeiten können nach Stunde und/oder Leistung erfasst werden. Mit SoF.HiE to go lassen sich die Arbeitszeiten über die Smartphone-App ganz einfach erfassen, indem sich die Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn oder –ende in der App an- und abmelden. Das funktioniert auch ganz automatisch per GPS-Ortung am Einsatzort. Damit sei die Software ideal für die Arbeitszeiterfassung des Verkaufspersonals und ermögliche eine Übersicht über die Öffnungszeiten der Verkaufsstände, so das Unternehmen.

Erfasste Daten für Auswertungen nutzen

Das Unternehmen Börger aus Leverkusen bietet seinen Kunden ein Erfassungssystem für Erntemengen an, über das auch die Arbeitszeiten erfasst werden können. Die Erntehelfer werden durch Scannen von Identitätskarten mit Barcodes oder NFC-Chips erkannt, dadurch ist eine genaue Erfassung der Erntemenge je Erntehelfer möglich. Auch die Datenübernahme von einer Digitalwaage ist möglich. Ebenfalls erfasst werden können die Qualität der geernteten Ware und Angaben zum Feld, der Frucht und der Sorte. Eingesetzt werden vor allem Smartphones und Tablets, die Software läuft auf vielen aktuellen Smartphones, so dass keine Extra-Anschaffungen nötig sind. Die Daten stehen sofort nach der Erfassung zur Verfügung und werden per Mobilfunk zum firmeneigenen Web-Datenserver übertragen. Von dort können sie beispielsweise in Excel exportiert werden, um Auswertungen vorzunehmen. „Spezielle Auswertungen über die Arbeitszeit machen wir nur im Projektgeschäft mit dem Kunden. Dann bieten wir Lösungen an, die genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind“, erklärte Geschäftsführer Stefan Börger in Karlsruhe. „Wir erarbeiten mit den Kunden, welche Daten erfasst werden müssen und beraten sie gerne.“

Ein System mit vielen Möglichkeiten der Zeit- und Erntemengenerfassung bietet die Firma ESD. „Wir versuchen, jedem Kunden eine maßgeschneiderte Lösung unter Einbindung seiner bereits vorhandenen Systeme anzubieten“, sagte Geschäftsführer Allan Frühauf. Angefangen bei der Erntehelferverwaltung über Mengen- und Zeiterfassung bis hin zur Lagerverwaltung gibt es viele Softwarelösungen aus dem Hause ESD. Mit dem Erntehandy bietet das Unternehmen aus Thurnau ein mobiles Leistungserfassungsgerät an, mit dem Stunden, Erntemengen oder Ernteleistungen mit bestimmten Qualitätskriterien aufgezeichnet werden können. Mit dem mobilen Gerät Ernteapp im Hosentaschenformat kann der Nutzer telefonieren, aber auch Zeiten und Mengen erfassen, enthält aber auch Programme zur Qualitätsbewertung und Auswertung. Es kann zudem in PC-Systeme eingebunden werden. Erntemengen können auch mit Hilfe von Strichcodeausweisen, die die Erntehelfer bei sich tragen bzw über Etiketten mit Strichcodes auf den Kisten, über eine Waage erfasst werden. Die Lagerverwaltung erfolgt ebenfalls über Barcodes, die eine Rückverfolgbarkeit der Produkte ermöglichen.

Soft Solutions aus den Niederlanden stellte mit GrowPro ein neues Tool zur Ernte- und Zeiterfassung für Spargel-, Beeren- und Kernobsterzeuger vor. Die Registrierung von Erntemengen und Arbeitsstunden erfolgt mit Hilfe von mobilen Strichcode-Scannern und, wenn im freien Gelände erforderlich, mit Waagen. Hierbei können mobile Drucker zum Etikettendruck zur späteren Nachverfolgung von Kisten zur z.B. Qualitätssicherung oder Track & Trace ebenfalls unterstützen. Es ist aber auch möglich, die Arbeitsstunden zentralisiert, z.B. in einer Lagerhalle, mit Hilfe eines Tablets zur Arbeitsstundenerfassung und die Erntemengen mit einer zentralisierten Waage oder auch hier kistenweise mit einem mobilen Strichcode-Scanner zu registrieren. Die Arbeitszeiten, Mitarbeiter-Leistungen, aktuelle Erntemengen und andere Berichte zur Betriebsführung wie Personaldaten, Arbeitsverträge oder Auszahlungen sind nach Angaben des Herstellers jederzeit auf dem PC, Tablet oder Smartphone in Echtzeit abrufbar.

Intelligente Waagenkassen

Mit Fruit ONE hat die Gerd Thom GmbH ein Kontrollsystem für die Spargel- und Beerenbranche entwickelt, mit dem die Nutzer auf einfachste Weise alle Abläufe von der Belieferung bis zum Abverkauf kontrollieren und steuern können. Die Daten der angeschlossenen Waagenkassen können online eingesehen oder abgefragt werden. Hierdurch werden sowohl Warenbestände als auch Finanzdaten auswertbar. „Auch eine Zeitauswertung ist möglich, indem der erste und der letzte Bon registriert wird“, berichtete Guillaume Henry. Die Datenübertragung erfolgt über drahtlose Handy-Technik. Selbst bei kurzfristigen Netzausfällen werden alle gespeicherten Daten zu einem späteren Zeitpunkt automatisch übertragen. Durch das Saison-Mietkonzept sind laut Anbieter keine größeren Finanzierungen erforderlich. In einer relativ kurzen Saisonzeit können Nutzer ein Optimum an Verkaufsleistung und Finanzkontrolle erzielen. Der Prototyp wurde auf der expoSE ausgestellt.

Der Waagenhersteller Sauerwein hat in Karlsruhe eine Wiegedatenerfassung von Erntemengen, sortierter Ware oder Stückgut vorgestellt, die besonders für räumlich beengte Verhältnisse oder kleinere Betriebe geeignet ist. Auf einer Wiegestation kann die Erntemenge erfasst werden, Arbeitszeiten können entweder gruppen- oder felderweise händisch am PC oder über einen Scanner an der Waage erfasst werden. Alle mit der Waage erfassten Daten werden entweder auf dem integrierten USB-Stick (IP65 geschützt) als TXT-Datei oder über das lokale Netzwerk in einer SQL-Datenbanktabelle protokolliert. Die weitere Verarbeitung und Auswertung der Daten kann mit Excel oder der Branchensoftware EVA 12 erfolgen.

Imke Brammert-Schröder